Découvrez notre expertise
PMO & Direction de projets
Consolidation, standardisation,
priorisation, pilotage
Pourquoi solliciter un Project Management Officer ?
La mise en place d’un dispositif de pilotage d’un portefeuille de projets au sein d’une entreprise vient répondre aux problématiques qui touchent toutes les sociétés qui atteignent une taille critique :
- Le nombre de projets va croissant
- Les projets sont de plus en plus complexes
- Les chefs de projet n’arrivent plus à gérer leurs priorités
- La direction de l’entreprise n’a plus une vue suffisante de l’allocation de ses ressources et de la performance des projets en cours
- Les demandes de nouveaux projets sont acceptées sans pouvoir évaluer ni la disponibilité des ressources ni l’alignement réel avec la stratégie de l’entreprise
En réponse à ces enjeux, une cellule PMO a pour mission d’apporter une standardisation des processus de gestion, d’organiser la remontée homogène d’indicateurs et de redonner de la visibilité aux instances de direction.
Son objectif : fournir en temps réel une vue consolidée du portefeuille de projets et permettre aux directions des entreprises d’agir et de réagir de façon appropriée.
Les bénéfices attendus
Normaliser les pratiques de gestion de projet
Rentabiliser les investissements et augmenter le ROI
Faciliter la gestion du portefeuille de projets
Pour atteindre ces objectifs, le PMO va ainsi construire les outils et les indicateurs nécessaires pour que la Direction d’entreprise puisse à tout moment :
- S’assurer que les projets lancés soient pertinents,
- Être capable de prioriser les projets entre eux
- Sécuriser et maîtriser les projets à enjeux majeurs
- Disposer d’un état d’avancement des projets conformes à la réalité
- S’assurer que l’impact des projets sur le fonctionnement quotidien de l’entreprise soit sous contrôle
- Optimiser l’articulation entre les niveaux stratégiques, opérationnels et économiques
Ces outils et indicateurs doivent absolument être conçus dans une logique de simplicité, sans alourdir le coeur des activités des métiers contributeurs ni nuire à leur productivité.
Des outils sur-mesure, une action structurante
Construction d’outils de pilotage personnalisés
en fonction de vos besoins réels :
Notre toolbox modulable
Support stratégique à la Direction,
support méthodologique aux chefs de projets :
un rôle d’interface à 360°
Construction d’outils de pilotage personnalisés
en fonction de vos besoins réels :
Notre toolbox modulable
Logiciel PPM
Nos consultants vous proposent leur accompagnement dans le choix, le déploiement ou l’utilisation d’un logiciel de gestion de portefeuille de projet (PPM), dans une démarche totalement indépendante des éditeurs.
Si vous ne disposez pas déjà d’une solution d’entreprise, nous analysons vos besoins précis et nous vous aidons à retenir le logiciel « sur étagère » correspondant à vos exigences.
Nous conseillons généralement d’opter pour une solution dont les qualités sont :
- Une grande couverture fonctionnelle, qui puisse coller à la diversité de vos projets, et être modulée en fonction de votre évolution
- La simplicité de déploiement, sans coûts d’intégration ni développements spécifiques importants
- Une interface user friendly, avec une prise en main rapide et efficace
- Un coût contenu (achat + licence éventuelle), à l’heure où la concurrence et le savoir-faire des éditeurs permettent de trouver des logiciels de qualité sans pour autant casser sa tirelire
Modélisation du réseau de tâches
- Diagramme de GANTT et Timeline Programme : gestion des plannings, mise à jour rapide des tâches, chemin critique et baselines viennent illustrer clairement l’état d’avancement et facilitent la prise de décision.
- Méthode PERT : permet la modélisation des dépendances grâce au graphe des interconnexions de tâches qui se trouvent sur le chemin critique. L’enchaînement se veut logique, et non temporel.
- Réseau des antécédents pour l’ordonnancement des priorités : donne à visualiser les chevauchements d’activités et les interdépendances de tâches.
- Matrice RACI : un classique de la gestion de projet, qui liste les actions à entreprendre tout en assignant les responsabilités et les chemins d’information (consultation, validation, signature)
Maîtrise des risques
Plus votre portefeuille de projet est volumineux, plus l’identification des risques peut s’avérer complexe. On note 3 raisons à cela :
- L’absence d’analyse de risque périodique : les études a priori ne manquent pas, mais les projets évoluent et leurs variables avec eux.
- L’hétérogénéité des projets et des processus à analyser.
- La hiérarchisation insuffisante des points critiques, noyés dans un flot trop important d’informations.
Ces risques peuvent être liés au budget, à l’organisation, aux relations avec la sous-traitance, aux ressources humaines, au planning, au métier, à la technologie mise en œuvre ou aux dépendances critiques.
Plusieurs outils permettent de les prévenir :
- AMDEC : nous travaillons selon les cas avec une matrice des risques « classique », mais principalement avec l’Analyse des Modes de Défaillance, de leurs Effets et de leur Criticité (AMDEC) qui constitue selon notre expérience la méthode la plus rigoureuse et la plus complète pour sécuriser des projets à forts enjeux. L’AMDEC comprend un travail d’analyse préparatoire en concertation avec les métiers, un découpage fonctionnel des processus /projets étudiés, l’identification par silos des défaillances potentielle, leur cotation critique, et la mise en oeuvre d’actions correctrices.
- Diagramme temps/temps : permet de communiquer facilement et visuellement les dérives des jalons de plusieurs projets parallèles ou interdépendants, tout en intégrant l’historique de modification des deadlines.
Pilotage budgétaire
L’outil le plus fréquemment utilisé est celui des courbes en S, qui propose une vue graphique matérialisant les écarts entre :
- Le budget prévisionnel
- L’atterrissage budgétaire (le coût encouru)
- La valeur acquise
Toutefois, si vous vous êtes doté d’un logiciel PPM, celui-ci dispose généralement d’outils intégrés permettant le retraitement et la consolidation de ces valeurs pour l’ensemble du portefeuille de projet. Il n’est alors pas utile de vous sur-outiller.
Le pilotage budgétaire doit contribuer significativement à fiabiliser les engagements et à obtenir les résultats attendus par un management collectif et proactif.
Une revue mensuelle des consommations et des allocations est indispensable pour anticiper les problématiques de disponibilité des ressources, répercuter les réajustements budgétaires, et identifier les surconsommations éventuelles qui pourraient alerter sur un projet en difficulté.
Support stratégique à la Direction,
support méthodologique aux chefs de projets :
un rôle d’interface à 360°
Notre expertise en 5 points clés
1.
Planification stratégique et gouvernance
C’est l’une des fonctions la plus importante en gestion de projet. Le PMO conseille afin de sélectionner les collaborateurs qui correspondent le mieux aux projets et aux objectifs stratégiques de l’entreprise en fournissant une analyse de rentabilité solide et un rapport des coûts et avantages. En ce qui concerne la gouvernance de projet, le PMO définit les politiques, les réglementations, les fonctions, les processus et les responsabilités qui définissent la création, la gestion et le contrôle des projets, des programmes ou encore des portefeuilles.
2.
Excellence des pratiques et des processus
Le PMO conçoit et consolide les meilleures pratiques et processus au sein de l’entreprise, il doit homogénéiser les pratiques des différents services. Il peut mettre en œuvre un processus de livraison de projet reproductible afin que l’entreprise puisse facilement gérer et livrer les projets. Il fournit des conseils, méthodes, systèmes, outils et mesures de gestion de projet cohérents pour de bons résultats. Il participe au maintien de la cohérence entre les chefs de projet qui travaillent pour différents projets et différents services.
3.
Langage commun, culture et mentalité
Le PMO aide à diffuser une culture et une mentalité de projet commune en informant, en communiquant et en formant ses collaborateurs sur différentes techniques, différentes méthodologies et sur des meilleures pratiques. Il permet de développer un langage de projet commun en définissant des jalons, des métriques et des indicateurs de performances clés de manière à ce que chacun soit sur la même longueur d’onde. L’objectif est de tendre vers une gestion de projet harmonisée et efficace.
4.
Gestion des ressources
Le PMO gère et alloue les ressources des projets avec précision et anticipations. Il coordonne également les priorités en fonction du planning, du budget, de la bande passante des ressources et des informations à sa disposition. Son rôle consiste ainsi à fournir les bonnes ressources au bon moment et de définir les rôles et responsabilités de chacun en concertation avec la direction du programme. Le PMO forme et encadre ses collaborateurs -spécifiquement les chefs de projet-, il organise régulièrement des ateliers et des programme de formation sur la gestion de projet.
5.
Création et maintenance d’outils de projets
Le PMO fournit des modèles, des outils et des logiciels pour gérer les projets. Il peut être amené à conseiller l’entreprise d’investir dans un outil de gestion de projet (PPM) pour améliorer la visibilité, faire remonter des indicateurs de manière automatisée, et assurer la standardisation des saisies et des KPI. Le PMO joue un rôle fondamental dans la vie d’une entreprise par son action de structuration et d’organisation des pratiques d’excellence, et par l’apport d’outils pertinents et efficaces.